随着企业海外业务的拓展和海外工程经验的积累, 近年来海外工程项目的记录和数据等信息日益庞大、种类繁杂、时空跨度大。如何有效地规范项目信息的录入和报送?如何从动态的项目信息中及时发现并解决项目进行中的问题?如何汇总片段的信息并回溯项目开展的全过程?这些问题都要求对工程项目信息的管理逐步上升到标准化的水平。
一、开展工程项目时, 为什么会要求对项目的信息进行录入和报送?
(一) 对项目的信息进行录入和报送, 是工程项目管理定义中的自身性质所决定的
《项目管理知识体系指南 (PMBOK誖指南) 》对项目的定义是:“项目是为创造独特的产品、服务或成果而进行的临时性工作。”[1]项目管理方法论中强调项目计划性、过程性、特定性。而工程项目信息管理是项目管理知识体系指南中管理九大模块—沟通管理的重要内容, 必须用各种类型的成文信息记录整个工程项目的运作过程, 并反映工程项目整个生命周期内每个环节的状态[2]。
从项目的计划性特征来看, 在项目前期的决策和规划中, 相近的国别地区、类似的行业类型、相关的运作模式的其他项目信息, 都能为该项目提供借鉴参考和经验辅助的作用。可以说, 此刻项目的每项记录会成为以后项目的借鉴资料, 当地项目的每项记录会变成其他地域项目实施的参考指南, 本领域项目的每项记录会转化为其它学科领域项目拓展的灵感基石。此外, 工程建设类的项目相对于其他类型的项目往往具有生命周期长和地域性资源跨度大的特性, 动态的记录和实时地报送是项目质量、安全和进度的重要保障, 是进行长期性项目监督和控制的重要手段。所以, 对漫长的时间和广阔的空间内所产生巨大的项目信息进行管理, 必须形成一个与之相匹配的录入和报送系统, 让每项纪录都能在这个系统中实时发挥出它的价值和作用, 并且能有效地积累和沉淀成项目管理经验规律。工程建设类项目的本身具有公共利益的特质, 涉及的人员组织和利益团体类别众多, 组织协调各方利益开展工作要求项目信息必须做到一定的透明度和公开度。在多年的政府与社会资本合作模式的实践探索中, 政企共谋与核心信息隐匿问题频现[3]。这些看似微小的项目信息管理中的问题, 有可能导致决策的误判、资源配置的失衡、公众的误解和公共利益的损失等大问题。标准化的项目信息管理机制则能有效预防这些问题的发生。
(二) 对项目的信息进行录入和报送, 是工程项目所处的周遭环境所决定的
一般来说, 每个工程项目管理的实施开展往往涉及三个基本的管理体系:项目本身的管理体系、公司战略的管理体系、政府公共利益管理体系, 每个管理体系都是处于正常有序的动态运作环境中。
从项目本身管理体系来看, 需要组织协调不同的学科、不同的专业、不同的部门共同开展工作, 项目管理过程中需要进行启动、规划、执行、监控、收尾工作, 规范有效的项目信息记录是整个项目管理系统水平的体现。
从公司战略管理体系来看, 需要进行投资的组合、资源的优化和部门的设置等规划, 需要每个项目本身管理体系能与公司战略管理体系相融合、协调、良性地运行。海外工程项目由于地域差异、文化差异、语言差异等问题, 使得公司对项目的监管力度减弱, 而标准化的项目信息管理能让公司对项目的控制监督简单明了, 也能让两个体系的动态运作规律清晰可见。
从政府公共利益管理体系来看, 需要维护公共安全、协调公共利益、引导行业资源配置, 安抚公众情绪等框架, 需要工程项目既符合政府规划、并满足公共利益, 也能得到公司层面的支持和监督, 自身还能高水平地独立运作。相比于国内的工程项目, 海外工程项目往往涉及的是国家安全、区域化协调和属地化发展等综合性内容, 这就需要更理性地判断和决策, 更快速地反应和行动, 更系统地累积和整合。
(三) 对项目的信息进行录入和报送, 是由全球化信息化的发展趋势所决定的
虽然政府投资建设的基础设施项目往往从大的格局上来看旨在改善民生、促进经济、平衡发展, 但是社会各界对其决策的科学性还是持高度关注和潜在担忧的态度[4]。一方面, 信息化、数字化技术的迅猛发展带给公众便捷的生活方式和丰富的信息资源;另一方面, 工程行业技术发展的差异性和不确定性又让公众视角对工程项目信息的理解或多或少带有局限性和片面性。
在海外工程项目实施中, 不同国家的公众在其政府协调下对工程项目的关注度和参与程度, 往往取决于当地公众的知识水平结构和自主意识形态。如何运用数字化信息技术与专业知识技术有效的结合, 逐步化繁为简地生成一套标准化项目信息管理体系, 是平衡公众、企业、项目三者的利益并谋求共同发展契合点的有效途径。纵观海外的工程项目管理的发展进程, 很多国家和地区已在积极建设和升级大数据环境下项目信息管理平台模型。例如, CORENET是新加坡国家发展部发起的, 由其下属的建设局联合其他公共和私营机构共同推动的工程项目管理政府监管平台[5]。搭建CORENET平台的目的是为了实现房屋建筑工程项目的政务监管信息化在其生命周期的四个阶段———设计、采购、施工、运营维护的集成, 并为企业提供相关规范、生产质量管理和建筑产品等标准化基础信息服务。Gorkem Eken和Gozde Bilgin在《A lessons learned database structure for construction companies》一文中介绍了一种供企业在以往工程项目实例中学习经验教训的管理类模型, 强调了大数据库统计的每个企业好的或坏的工程经验信息, 如成果、创新、问题、形势、质疑、挑战、误解等, 都可以通过整合成知识体系来获得进一步增值[6]。澳大利亚是非常重视数字信息资源和保存的国家之一, 早在1996年该国就启动了国家层面的数字信息保存档案库PANDORA项目[7]。
海外工程项目信息管理方面与先进国家相比还有不小的差距, 如企业之间缺乏联系、工程环节缺乏衔接、信息传递不通畅等[8]。尤其在不同国家制度、不同文化背景、不同语言环境下进行的海外工程项目拓展, 这些项目信息管理上的差距会成为人员协调、资源配置和质量安全等整体管理方面的鸿沟。
二、在海外工程项目实施过程中, 现有的项目信息录入和报送工作发挥了哪些作用?
(一) 工程项目的启动阶段
从这一阶段来看, 现有的工程项目信息记录为理性的决策过程提供了一个有力的参考依据。国内外政府投资类的项目主要侧重点是公用性和公有性, 因为它是用税收作为工程项目的支付[9]。相比于国内工程项目是在公有制监管环境下进行, 国外工程项目则大多是在私有制的监管环境下开展, 这更要求项目信息录入与报送的透明度和公开度能在项目决策时就达到一个共通点———既能保证适度顺畅的内外沟通, 又能保护各方的权益和商业机密。
对于政府和社会资本合作模式 (PPP) 项目, 因为投资结构中就融合了公共利益、集团利益、私人利益, 项目信息录入和报送的工作会更为复杂, 这就需要标准化的信息管理体系为项目信息的透明度和公开度建立清晰的边界条件, 从而保障项目决策的公正性。近年来, 国内PPP项目的行政监管暴露出不少问题[3], 如财政部、发改委、司法部、人民银行、银监会、证监会联合下发《关于进一步规范地方政府举债融资行为的通知》 (财预[2017]50号) , 财政部下发《关于规范政府和社会资本合作 (PPP) 综合信息平台项目库管理的通知》 (财办金[2017]92号) , 国资委下发《关于加强中央企业PPP业务风险管控的通知》 (国资发财管[2017]192号) 。对海外PPP项目而言, 如何进行跨国行政监管或多边联合监管, 势必会在不久的将来对工程项目信息录入与报送提出更高的要求。
(二) 工程项目的监督阶段
从这一阶段来看, 现有的项目信息录入与报送程序不失为一种便捷有效的对全过程进行动态跟踪监管的辅助工具。现行的公司质量安全生产监督管理制度中, 工程项目的质量安全生产责任的落实是执行分级监管, 进行定期检查、不定期检查和专项督查。成文的项目信息包括报告、报表、通知、台账等记录, 均被纳入项目实施过程中的责任载体, 必须向上一级的监管部门进行报送并接受监督检查。比如, 《应急管理工作月表》《实施项目基本情况月报》《安全生产隐患排查治理情况统计表》等成文记录的定期登记和报送, 能帮助项目管理层提高自觉认识度, 并及时排除工程隐患, 上级监管部门能明晰项目进展情况并控制项目风险, 从而共同保障工程项目的质量和安全。
现有政府行政监管方面的项目信息报送分为“商务部业务系统统一平台”填报、“国资委中央企业国际合作与经营信息交互平台”填报, 报送内容主要有企业基本信息、项目基本信息、驻外人员基本信息、项目生产经营指标信息, 需要进行月度报送、季度报送、年度报送。信息化管理技术的应用也让行政监管的实施变得更加简单便捷, 更能为跨国别地区、跨语言文化的工程项目开拓提供可靠的支持。
一些发达国家在工程项目信息化管理方面, 能够做到整个项目周期相关环节的紧密相连, 而我国目前存在企业缺乏联系、工程环节衔接不明、责任边界不清晰等问题。虽然我国工程项目领域的信息化管理还处在前期的摸索阶段[8], 但企业可以借鉴国外先进的工程项目信息管理技术和框架, 将已有的工程项目信息录入与报送体系进行逐步升级, 实现符合企业战略发展的动态缜密的项目信息标准化管理体系。
(三) 工程项目的收尾阶段
从这一阶段来看, 现有的项目信息录入与报送工作为建立工程项目数字档案库创造了客观条件。在项目结束时, 项目经理需要再次审查之前各个项目阶段的收尾记录信息, 回溯项目全过程, 以确认每一项工作都已真正完成, 从而保证项目的目标得以实现。待所有确认工作都完成后, 相关的项目记录和项目信息开始归档, 并总结该项目的成败教训, 提炼专业技术经验和归纳组织结构框架。
目前, 项目信息记录中包括的项目名称、所在国家地区、项目负责人、合同金额、开始和完工时间、项目简介、人员信息等内容文件经过电子归档后, 都可以成为下一个类似工程项目招投标的报送资料, 并为之后的海外市场经营工作的开展提供便捷、真实、完整的档案材料支持。而且, 如果当前定期录入和报送的动态项目经营生产指标信息能与项目基本信息、合同信息等相结合, 并逐步建立一体化工程信息的数字档案库, 决策层和监管层便能根据大数据环境下的趋势做出更有说服力的预测判断, 也能为专业技术人员进一步研发工作提供更为有效的数据引用素材库。电子文件管理一体化是文件控制系统与档案管理系统实现的无缝衔接, 这需要两个前提条件:一是需要有统一的标准规范体系;二是需要有信息化管理的专业人才[10]。信息化的工程项目档案管理形式创新了档案管理的方法, 数据库技术的快速发展又为工程项目档案信息化管理创造了条件, 档案数字化平台的建设既需要硬件和软件的构建, 也需要归档内容的系统化和标准化的管理[11]。
在政府对工程建筑类项目监管的效果评价体系中, 项目指标信息的记录档案显得尤为重要。因为工程建设类项目通常关系到大资金投入、长周期施工和公共利益的维护, 政府如何做到对庞大的项目群在进行有效的行政监管, 其监管的效果如何进行评价, 如何根据效果评价结果及时对其行政监督的内容做出适当调整等, 都需要运用客观累计的项目指标信息进行标准化比对和调整。
三、结论
对海外工程项目信息进行标准化的管理, 是从项目管理自身性质出发的、与周遭管理体系相融合的、全球化信息化大趋势带动下的客观要求。它既是项目管理决策阶段的有力参考依据, 也是监督阶段的辅助工具, 并为逐步建立海外工程项目数字档案库创造了客观条件。
参考文献
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